Siapa nih yang sering rapat/meeting? Dalam sebuah rapat pasti banyak sekali point-point hasil meeting yang harus kita catat. Nah biasanya kan kita sering tu catat sendiri-sendiri. Tapi alangkah baiknya kalau setiap rapat temen-temen biasakan membuat MoM atau Minutes of Meeting di setiap sesi meeting.
Selain agar kita tidak lupa hasil rapatnya, juga akan semua pihak tidak kehilangan informasi atau lupa dengan point meeting yang dilakukan.
Daftar Isi
Karena MoM ini penting, makanya kita akan bahas lebih lanjut tentang apa itu minutes of meeting, cara membuatnya dan juga manfaat dari MoM ini.
Pengertian MoM
Minutes of meeting adalah sebuah catatan yang merekam semua poin selama rapat. Ini saya kutip dari CFI. Jadi bisa dikatakan bawah MoM adalah catatan detail dari hal-hal yang dibahas dalam sebuah rapat atau meeting.
Membuat MoM mungkin terihat mudah karena hanya mencatat. Tapi jika tidak terbiasa tentu saya juga sering membuat kesalahan seperti misalnya tidak semua point yang tercatat atau ada hal-hal yang terlewat.
Lalu apa saja yang harus dicatata? Catatan tersebut biasanya terdiri dari topik apa saja yang dibahas, ide yang diusulkan, serta kesimpulan yang diambil saat rapat.
Setelah rapat usai, catatan tersebut akan dibagikan kepada semua anggota yang telah mengikuti rapat agar tetap ingat apa saja poin yang sudah dibahas.
Jadi bisa disimpulkan jika minutes of meeting sangat berguna bagi anggota untuk mengingat apa saja kesimpulan hasil rapat.
Fungsi Minutes Of Meeting
Minutes of meeting sangat diperlukan oleh hampir seluruh perusahaan. Minutes of meeting dapat dijadikan sebagai dokumen untuk laporan perusahaan. Baik laporan program yang akan dilakukan perusahaan maupun laporan untuk keuangan perusahaan. Minutes of meeting yang memuat seluruh hasil meeting dan keputusan yang sudah disepakati oleh seluruh peserta meeting dapat menjadi acuan apabila pelaksanaan program yang dijalankan tidak sesuai dengan hasil kesepakatan yang sudah didapatkan.
1. Bahan evaluasi
Minutes of meeting membantu para peserta meeting dalam meninjau dan mengevaluasi kembali poin penting dalam diskusi yang mengarah kepada keputusan. Tanpa adanya catatan ini, risiko melupakan poin meeting mungkin terjadi. Bahkan, bukan tidak mungkin kamu dan tim akan perlu melakukan diskusi ulang. Hal ini tentu akan memakan waktu, bukan?
2. Menghindari kesalahpahaman
Adanya memberikan catatan tertulis mengenai apa yang telah disepakati dalam meeting tersebut dan memastikan hasil dari diskusi terealisasikan dengan baik. Selain itu, tentunya dengan adanya minutes of meeting kesalahpahaman yang berasal dari ingatan setiap orang yang berbeda dapat terhindar.
3. Sumber informasi bagi yang tidak hadir
Bagi beberapa peserta atau stakeholders yang berhalangan untuk hadir, MoM atau minutes of meeting akan sangat membantu. Terutama, jika hasil dari rapat tersebut memberikan dampak kolaboratif bagi karyawan atau divisi lain.
4. Kesimpulan hasil rapat
Melalui minutes of meeting akan memberi tahu orang-orang tentang tugas yang diberikan dan membuat deadline yang jelas agar semua orang tetap pada jalurnya. Adanya minutes of meeting dapat menciptakan kejelasan tentang apa langkah selanjutnya yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan memastikan tidak ada yang terlupakan.
Jenis-Jenis MoM
Ada beberapa jenis-jenis Minutes of Meeting (MoM) yang biasa dibuat oleh sebuah perusahaan. Diantaranya adalah:
1. MoM Informal
MoM informal biasanya dibuat untuk kebutuhan meeting yang tidak informal. Seperti rapat antar tim, rapat tim marketing dll. Jika rapat yang dilakukan termasuk jenis rapat informal, maka catatan tidak perlu dibuat dengan pedoman yang lengkap. Namun, catatan tersebut harus tetap berisikan informasi yang akurat da
2. MoM Formal
MoM formal biasanya dibuat untuk keperluan rapat penting seperti detail seperti rapat tahunan atau rapat umum pemegang saham dan juga rapat management. Oleh karena itu harus dibuat dengan lebih cermat dan detail sesuai format MoM.
Cara Membuat Minutes of Meeting
Dalam membuat MoM, kalian bisa mengikuti panduan membuat MoM berikut ini. Kita bisa bagi menjadi 3 tahap, yaitu persiapan, selama rapat, dan saat rapat selesai.
1. Persiapan sebelum rapat.
Sebelum rapat dimulai, pastikan kamu sudah mempersiapkan apa saja agenda meeting yang akan dibahas.
Tujuannya adalah untuk memastikan kamu terhindar dari rapat yang tidak produktif dan tetap fokus terhadap beberapa poin tersebut.
Jadi, kamu juga bisa mempersiapkan kerangka dari MoM terlebih dahulu karena point-point rapat sudah disiapkan sebelumnya.
2. Selama rapat berlangsung.
Tetap focus. Selama rapat berlangsung, cobalah untuk memisahkan catatan kamu ke dalam beberapa kategori yang jelas. Misalnya saja, poin diskusi, keputusan yang diambil, tugas, dan langkah selanjutnya. Agar lebih mudah untuk rapat-rapat selanjutnya, kamu juga bisa membuat struktur ini sebagai template.
Jadi bisa diperhatikan adalah:
- Catat waktunya dengan cermat. Baik itu waktu mulai dan waktu selesai rapat.
- Catat komentar-komentar sesuai dengan point rapat yang di bahas dengan singkat dan jelas.
- Setiap ide atau masukan juga sangat penting ditulis. Jangan lupa juga beri penjelasan mengenai siapa yang telah mencetuskan ide tersebut.
Di akhir rapat pastikan juga membuat daftar hadir dari peserta rapat lengkap dengan tanda-tangannya masing-masing.
3. Setelah rapat
Diakhir rapat, lupa sebutkan nama perusahaan atau organisasi, jabatan dari peserta rapat, jenis rapat, dan tujuannya rapat tersebut.
Pastikan juga setiap daftar peserta dan siapa yang memimpin saat rapat sudah tanda tangan.
Kemudian, baca ulang hasil catatan untuk mencari tahu apakah ada kesalahan ejaan.
Kamu bisa menanyakan peserta lain untuk meninjau catatanmu untuk memastikan bahwa catatan tersebut sudah lengkap dan akurat.
Nah kita sudah membahas apa itu MoM, bagaimana cara membuat MoM dan kenapa MoM itu sangat penting dibuat dalam sebuah rapat. Semoga artikel ini bisa membantu kamu yang masih kebingungan bagaimana sih membuat MoM dalam rapat di kantor kamu ya.
Referensi
